Kim jest sygnalista w szkole i jak go chronić? – Nowe obowiązki dla placówek oświatowych

Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów z 24 czerwca 2024 r. przyniosło istotne zmiany dla wielu instytucji, w tym również dla placówek oświatowych. Dyrektorzy i kierownicy jednostek oświatowych muszą dostosować swoje procedury do nowych wymogów prawnych, w tym wdrożyć systemy zgłoszeń naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów. Czym jednak jest sygnalista w szkole, jak go chronić i jakie obowiązki ciążą na dyrektorach szkół? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule.

Kim jest sygnalista w szkole?

Sygnalista to osoba, która zgłasza naruszenia prawa, których była świadkiem lub o których dowiedziała się w kontekście wykonywanej pracy. W przypadku placówek oświatowych sygnalistą może być każdy pracownik szkoły, taki jak nauczyciel, pedagog, pracownik administracyjny, pracownik techniczny, a także wolontariusz czy stażysta. Kluczowe jest to, że zgłoszenie dotyczy naruszenia przepisów prawa, takich jak:

• korupcja;
• zamówienia publiczne, dotyczące np. nieprawidłowości w przetargach szkolnych;
• ochrona środowiska, np. niezgodne z przepisami usuwanie odpadów przez placówkę;
• ochrona prywatności i danych osobowych, np. naruszenia RODO;
• bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami, np. niebezpieczne warunki pracy;
• ochrona konsumentów, w kontekście zakupów i usług realizowanych przez placówkę;
• zdrowie publiczne, np. niewłaściwe przestrzeganie standardów sanitarnych.

W szkole sygnalistą może być zatem każdy pracownik, który zauważył lub doświadczył łamania prawa w środowisku pracy i zdecyduje się to zgłosić. Jednakże uczniowie i ich rodzice, mimo że formalnie nie posiadają statusu sygnalistów zgodnie z przepisami ustawy, również powinni mieć możliwość zgłaszania nieprawidłowości. Szkoła powinna takie zgłoszenia traktować poważnie, zapewniając anonimowość i ochronę danych ucznia lub rodzica, tak aby nie doszło do działań odwetowych.

Kogo dotyczą nowe obowiązki?

Obowiązki związane z wdrożeniem systemu zgłoszeń naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów obejmują wszystkie placówki oświatowe, które zatrudniają więcej niż 50 pracowników. To oznacza, że w większych szkołach system ochrony sygnalistów musi być bezwzględnie wdrożony do 24 września 2024 r. Mniejsze szkoły, liczące poniżej 50 pracowników lub znajdujące się w gminach o liczbie mieszkańców mniejszej niż 10 000, nie mają obowiązku wdrożenia tego systemu, ale mogą to zrobić fakultatywnie, co jest zdecydowanie zalecane.

Placówki oświatowe mają nie tylko obowiązek ustanowienia kanałów zgłoszeniowych, ale także przeprowadzenia działań następczych i ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. W przypadku niedostosowania się do nowych wymogów, dyrektorzy szkół mogą być narażeni na kary finansowe, co czyni to zagadnienie szczególnie istotnym z perspektywy zarządzania oświatą.

Ochrona sygnalisty w szkole – jak powinna wyglądać?

Ochrona sygnalisty w szkole ma na celu zabezpieczenie go przed wszelkimi działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy, współpracowników czy osób, których dotyczy zgłoszenie. Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza szereg zabezpieczeń, które mają zapobiegać m.in.:

• zwolnieniu z pracy,
• degradacji zawodowej,
• pogorszeniu warunków zatrudnienia,
• przeniesieniu na mniej atrakcyjne stanowisko,
• mobbowaniu czy nękaniu w miejscu pracy.

W przypadku placówek oświatowych istotne jest także, aby ochrona obejmowała nie tylko samego sygnalistę, ale również osoby, które pomagają w dokonaniu zgłoszenia, a także osoby trzecie, takie jak świadkowie czy osoby, których zgłoszenie bezpośrednio dotyczy.

Jakie działania powinni podjąć dyrektorzy placówek oświatowych?

Dyrektorzy szkół i innych jednostek oświatowych mają obowiązek wdrożyć odpowiednie procedury związane z przyjmowaniem zgłoszeń i ochroną sygnalistów. Proces ten powinien rozpocząć się od analizy potrzeb i możliwości danej placówki oraz konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami (np. związkami zawodowymi). Główne kroki, jakie powinni podjąć dyrektorzy, to:

1. Ustanowienie kanałów zgłoszeniowych – szkoły muszą wdrożyć mechanizmy umożliwiające poufne przyjmowanie zgłoszeń o naruszeniach prawa. Mogą to być zarówno fizyczne skrzynki na zgłoszenia, jak i bardziej zaawansowane rozwiązania technologiczne, takie jak formularze online czy dedykowane linie telefoniczne.
2. Wyznaczenie odpowiednich osób – każda szkoła musi wyznaczyć bezstronne osoby odpowiedzialne za odbieranie zgłoszeń oraz prowadzenie działań następczych. Osoby te powinny mieć odpowiednie upoważnienia, w tym do przetwarzania danych osobowych, a także pełnić swoje obowiązki z zachowaniem poufności.
3. Opracowanie i wprowadzenie procedury zgłoszeń – placówki muszą przyjąć wewnętrzną procedurę zgłoszeniową, która będzie spełniała wymogi ustawy. Proces ten powinien być skonsultowany z przedstawicielami pracowników, co ma na celu zapewnienie akceptacji dla wdrożonych rozwiązań.
4. Prowadzenie działań następczych – po przyjęciu zgłoszenia, szkoła musi przeprowadzić odpowiednie działania następcze, w tym przeanalizować zgłoszenie i podjąć odpowiednie kroki mające na celu wyjaśnienie sytuacji i naprawienie ewentualnych nieprawidłowości.
5. Szkolenie pracowników – każdy dyrektor powinien zapewnić szkolenia dla pracowników, w celu zwiększenia ich świadomości na temat ochrony sygnalistów oraz funkcjonowania systemu zgłoszeń. Takie szkolenia są kluczowe dla budowania kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i transparentności.
6. Zapewnienie ochrony danych osobowych – szczególną uwagę należy zwrócić na ochronę danych osobowych sygnalistów, osób pomagających oraz wszystkich innych osób, które mogą być zaangażowane w proces zgłoszenia.

Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi

Sygnalista, który zgłasza naruszenia prawa, jest chroniony przed działaniami odwetowymi. Działania takie mogą przybierać różne formy, od zwolnienia z pracy, przez mobbing, aż po zmiany warunków pracy na niekorzyść sygnalisty. Szkoły muszą zapewnić mechanizmy, które będą skutecznie chronić sygnalistów przed tego typu represjami.

Ważnym elementem ochrony sygnalistów jest poufność. Dyrektorzy szkół muszą zagwarantować, że tożsamość sygnalisty nie zostanie ujawniona bez jego zgody, a wszelkie informacje związane z dokonanym zgłoszeniem będą traktowane z najwyższą poufnością. Tylko w ten sposób można zapewnić sygnalistom bezpieczeństwo i komfort zgłaszania nieprawidłowości.

Wsparcie dla placówek oświatowych

Dla wielu placówek oświatowych wdrożenie nowych przepisów może być wyzwaniem. Zrozumienie zawiłości prawnych oraz technicznych wymogów związanych z ochroną sygnalistów jest kluczowe dla skutecznego zarządzania tym procesem. Dlatego warto skorzystać z fachowej pomocy zewnętrznej, która pomoże nie tylko w stworzeniu odpowiednich procedur, ale także w przeszkoleniu kadry pracowniczej.

Aby być na bieżąco z przepisami i zapewnić swojej placówce zgodność z prawem, warto rozważyć udział w specjalistycznych szkoleniach z ochrony sygnalistów. Centrum Verte oferuje kompleksowe szkolenia z zakresu ochrony i wdrażania sygnalistów w placówkach oświatowych, które pomogą w pełni zrozumieć nowe obowiązki i wdrożyć odpowiednie procedury. Skorzystanie z tego typu wsparcia może znacząco ułatwić proces dostosowania placówki do wymogów prawnych.

Podsumowanie

Ochrona sygnalistów w szkołach to temat niezwykle istotny, szczególnie w kontekście wprowadzonych przepisów prawa. Sygnalista w szkole może być każdą osobą zatrudnioną w placówce, która zgłasza nieprawidłowości związane z naruszeniem przepisów. Dyrektorzy szkół mają za zadanie wdrożyć odpowiednie procedury, aby zapewnić sygnalistom pełną ochronę i poufność.