Rejestracja w systemie BDO otwiera serię obowiązków, które realizowane są przez cały rok i kulminują w pierwszym kwartale każdego roku. Sprawozdanie roczne to nie jednorazowe zadanie do wykonania w marcu — to wynik prowadzonej na bieżąco ewidencji. Firmy, które o tym zapominają, uświadamiają sobie to dopiero podczas kontroli lub w momencie, gdy brakuje danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia.
Kto składa sprawozdanie i do kiedy?
Termin złożenia sprawozdania w systemie BDO upływa 15 marca każdego roku za rok poprzedni. Zakres sprawozdania zależy od rodzaju prowadzonej działalności — wytwórcy odpadów, podmioty transportujące, zbierające i przetwarzające odpady składają sprawozdanie o odpadach. Przedsiębiorcy wprowadzający na rynek opony, oleje smarowe, sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie lub pojazdy — składają sprawozdanie o produktach. Podmioty wprowadzające opakowania lub produkty w opakowaniach — składają sprawozdanie o opakowaniach. Część firm jest zobowiązana do złożenia więcej niż jednego rodzaju sprawozdania równocześnie.
Odrębnym obowiązkiem jest opłata roczna BDO wnoszona do końca lutego — pod rygorem wykreślenia z rejestru. Nieuiszczenie opłaty w terminie grozi wykreśleniem z rejestru — a wykreślenie oznacza, że od tego momentu firma prowadzi działalność bez wymaganego wpisu, co otwiera kolejną kategorię naruszeń. Do prawidłowego złożenia sprawozdania niezbędna jest roczna ewidencja odpadów prowadzona na bieżąco w systemie BDO, potwierdzone karty przekazania odpadów oraz faktury za odbiór odpadów. Jeśli ewidencja nie była prowadzona regularnie, brakuje danych do prawidłowego sprawozdania i nie ma możliwości ich wiarygodnego odtworzenia. Szczegółowe informacje na temat obsługi ewidencji i sprawozdawczości BDO dostępne są na stronie http://sozos.pl/oferta-ochrona-srodowiska/bdo-pomoc-i-obsluga/.
Dlaczego tak wiele sprawozdań jest nieprawidłowych?
Błędy w sprawozdaniach BDO rzadko wynikają z jednorazowej pomyłki przy wypełnianiu formularza. Najczęściej są efektem zaniedbań narosłych przez cały rok. Do najczęstszych należą błędne kody odpadów — firma ewidencjonuje odpady pod kodem nieodpowiadającym ich charakterowi lub procesowi, w wyniku którego powstały. Bywa to kwestia braku wiedzy przy pierwszej rejestracji, ale skutki ujawniają się dopiero przy kontroli lub składaniu sprawozdania.
Kolejna częsta nieprawidłowość to brak potwierdzonych kart przekazania odpadów. Odpady zostają fizycznie przekazane firmie odbierającej, ale KPO nie zostaje potwierdzona przez obie strony w systemie BDO — ewidencja wykazuje przekazanie, którego system nie traktuje jako zamkniętą transakcję. Dochodzi też do niezgodności między ewidencją a fakturami za odbiór odpadów — rozbieżności w masach, inne kody, inne okresy. Osobną kategorię stanowią firmy, które w ciągu roku rozszerzyły działalność i nie zaktualizowały wpisu w BDO — w sprawozdaniu pojawiają się wówczas dane dotyczące działalności formalnie nieujętej w rejestrze.
Co grozi za błędy i opóźnienia?
Niezłożenie sprawozdania w terminie lub złożenie go niezgodnie ze stanem faktycznym to naruszenia przewidziane w art. 194 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz.U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.). Kara administracyjna za brak sprawozdania, a także za prowadzenie ewidencji niezgodnie ze stanem faktycznym wynosi od 1000 do 1 000 000 zł. Nieterminowe uiszczenie opłaty produktowej skutkuje naliczeniem odsetek od dnia, w którym powinna zostać uiszczona.
Art. 195 tej ustawy przewiduje możliwość odstąpienia od kary administracyjnej, jeśli naruszenie było nieznaczne, firma w ciągu 30 dni doprowadziła działalność do zgodności z przepisami i nie wyrządzono szkody w środowisku. Wszystkie warunki muszą być spełnione łącznie, a decyzja należy do organu. Niezależnie od tej furtki, firmy, które prowadzą ewidencję rzetelnie przez cały rok i pilnują terminów sprawozdawczych, te przepisy po prostu nie dotyczą.
„Firmy zgłaszają się do nas w lutym lub marcu z prośbą o pomoc przy sprawozdaniu, a okazuje się, że przez cały rok nie prowadziły ewidencji albo prowadziły ją pod błędnymi kodami. Złożenie sprawozdania jest możliwe, lecz nie można wówczas zagwarantować jego prawidłowości. Niedawno mieliśmy przypadek firmy produkcyjnej, która przez cały rok nie potwierdzała kart przekazania odpadów — odbiorca kwitował odbiór poza systemem, bo tak było szybciej. Przy kontroli brakowało potwierdzenia dla kilkudziesięciu ton odpadów.” — specjalista ds. ochrony środowiska, SOZOS https://sozos.pl/.
Sprawozdanie BDO jest wynikiem całorocznej pracy — i tak powinno być traktowane: nie jako jednorazowy obowiązek do wykonania w marcu, lecz jako podsumowanie tego, co działo się z odpadami przez cały rok. Błędów narosłych przez dwanaście miesięcy nie da się naprawić w ciągu tygodnia przed terminem. Firmy, które prowadzą ewidencję rzetelnie i na bieżąco potwierdzają karty przekazania odpadów, po prostu nie mają problemu ze sprawozdaniem — bo dane są, są spójne i odpowiadają rzeczywistości.
