Procesy zakupowe to aspekt, który często bywa pomijany w strategii zarządzania, zwłaszcza w mniejszych firmach. Z optymalizacji tego elementu płynie jednak sporo oszczędności, które mogą zostać przeznaczone na rozwój przedsiębiorstwa w innych dziedzinach. Dowiedz się, na czym polegają procesy zakupowe i jak zwiększyć ich efektywność.
Czym są procesy zakupowe?
Procesy zakupowe są równie istotnym elementem struktury zarządzania operacyjnego, co procesy sprzedażowe. Zagadnienie to obejmuje działania, które podejmują przedsiębiorstwa, aby uzyskać dobra konieczne do produkcji ich produktów lub usług. Oznacza to zatem zakup surowców czy półproduktów, a także narzędzi pracy. To, skąd i w jaki sposób dane zasoby są pozyskiwane, ma znaczący wpływ dla wyniku finansowego firmy.
Co składa się na proces zakupowy?
Proces zakupowy to coś więcej niż kupienie konkretnych produktów. Aby przebiegał w najbardziej korzystny dla przedsiębiorstwa sposób, konieczne jest wykonanie odpowiednich czynności wewnątrz firmy. Jedną z najważniejszych jest zebranie zapotrzebowania w firmie. Pozwala to zamówić dokładnie taką ilość danych produktów, jaka jest potrzebna, a tym samym uniknąć kosztów związanych z marnowaniem czy magazynowaniem nadwyżek. Ważne są także działania posprzedażowe – rozliczanie faktur i prowadzenie rejestru zakupów jest konieczne, aby móc zarządzać tym procesem.
Jak optymalizować procesy zakupowe?
Podstawą planowania i zarządzania procesami zakupowymi jest monitorowanie ich. Pozwala to na precyzyjne planowanie potrzeb materiałowych przedsiębiorstwa, a także na zminimalizowanie kosztów związanych z przechowywaniem zapasów. Innym ważnym elementem jest analiza zmian zachodzących na rynku, które mogą wpłynąć na ceny potrzebnych dóbr. Należy brać w tym celu pod uwagę:
- szybkość dostawy,
- organizację przebiegu dostawy,
- mechanizmy przechowywania towarów,
- działania konkurentów dostawcy.
Optymalizacja kosztów procesów zakupowych
Nieodłączną częścią optymalizacji procesów zakupowych jest zmniejszanie ich kosztów. Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest negocjowanie kosztów transakcji z kontrahentami. Wpłynąć na ceny na rynku może wiele czynników, np. brak konkurencji wśród dostawców, niedobór surowców czy nagły wzrost cen paliwa i energii. Aby być przygotowanym na zmiany warunków współpracy z kontrahentami, należy prowadzić ciągłe analizy i prognozy sytuacji rynkowej.
Procesy zakupowe – doradztwo
Na przebieg procesów zakupowych wpływa wiele czynników. Powoduje to, że zarządzanie nimi nie jest łatwym zadaniem i obarczone jest sporym ryzykiem. Z drugiej strony jednak, ustalenie spójnej strategii działań i stałe monitorowanie ich, daje przedsiębiorstwu szansę na znaczną poprawę swoich wyników finansowych. Z tych powodów warto rozważyć korzystanie z usług doradztwa w zakresie procesów zakupowych. Rozwiązanie to pozwala na uzupełnienie zasobów swojej firmy o kompetencje, które pozwolą na jej rozwój. Bazę doświadczonych i wykwalifikowanych doradców znaleźć można na platformie Redegate. Wystarczy podać zakres swojego projektu, a eksperci od doradztwa biznesowego zaproponują konsultantów dopasowanych do oczekiwań.
