Dotacje unijne to nie lada wyzwanie (w tym m.in przygotowanie prawidłowych załączników we wniosku o dofinansowanie), szczególnie przy ubieganiu się o pierwsze wsparcie unijne. Wymaga to od wnioskodawcy specjalistycznej wiedzy jak i dużego zaangażowania w odpowiednie zaplanowanie projektu, tak aby jego realizacja przebiegła z sukcesem.
Kilka wskazówek jak napisać wniosek o środki z Unii Europejskiej
Spora część środków unijnych przeznaczona jest na realizację programów operacyjnych dla beneficjentów z Polski. Z każdą perspektywą finansową przychodzą nowe programy operacyjne, nowe dotacje i niekiedy też nowe zasady. Z opóźnieniem, ale jednak z sukcesem ruszyła nowa perspektywa 2021-2027. W ramach niej przedstawiono takie programy jak:
- Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki czyli jedna z największym inicjatyw wspierająca w Polsce badania i innowacje, której prekursorem jest zupełnie nowa modułowa dotacja Ścieżka SMART.
- Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej stanowiące kontynuację wsparcia konkurencyjności i rozwoju wschodniej ściany Polski w tym nie tylko przedsiębiorstw, ale także innych podmiotów z tych regionów.
- Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowiskoczyli FEnIKS, program wsparcia ochrony środowiska i przechodzenia na gospodarkę bardziej zrównoważoną, ekologiczną, niskoemisyjną.
- Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy, program mający na celu wzmacnianie transformacji cyfrowej przedsiębiorstw i nie tylko.
- Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego program wspierający integrację społeczną, zwiększanie dostępności, inicjatywy dla rynku pracy i ochrony zdrowia.
Klasycznie oferta dotacji unijnych 2021-2027, to także dedykowane każdemu z województw programy regionalne. Nie można zapomnieć również o części dotacyjnej z Krajowego Planu Odbudowy. W ramach niniejszych programów organizowane są dotacje przy udziale pomocy publicznej. Każdy z programów Funduszy Europejskich podlega dokumentom unijnym takim jak, np. Wytyczne kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, Zasady promocji i oznakowania projektów współfinansowanych z Unii Europejskiej . Każdy z nich także posiadać będzie własne wymagania, wzory dokumentów oraz załączników. Dlatego też, decydując się na konkretną dotację należy zapoznać się najpierw z całością dokumentacji konkursowej tj. z regulaminem, wzorem umowy o dofinansowanie projektu, kryteriami wyboru projektów, wzorem wniosku o dofinansowanie projektu, instrukcją wypełniania wniosku oraz załącznikami do umowy o dofinansowanie oraz do wniosku o dofinansowanie. Projekty unijne to nie jest lekka sprawa. W dokumentach zawarte jest wiele zapisów i wymagań jakie musi spełniać Beneficjent. Ubieganie się o dotację każdorazowo wymaga złożenia wniosku wraz z pozostałą dokumentacją aplikacyjną, o czym zawsze należy pamiętać.
Jak znaleźć i wybrać dotacje unijne?
Każdy z programów zawiera swoje dokumenty tj. strategię, opis priorytetów w ramach, których organizowane są dotacje oraz harmonogramy naboru publikowane na stronie www im dedykowanej. Dobrym rozwiązaniem przy poszukiwaniu dotacji jest skorzystanie z wyszukiwarek dotacji unijnych, jaką bezpłatnie oferuje np. firma Sekwencja.
Dotacje dobiera się według potrzeb. Dla przedsiębiorców zależy to od tego czy jest to projekt inwestycyjny np. na inwestycje produkcyjne, w OZE, ochronę środowiska czy w technologie lub cyfryzację, projekt badawczo-rozwojowy na przeprowadzenie badań przemysłowych i prac eksperymentalnych lub wdrożenie posiadanych już wyników czy projekt w zakresie promocji działalności (internacjonalizacja). Jeżeli potrzebujesz doradztwa w zakresie wyboru dotacji unijnych możesz zgłosić się do nas. W ramach wskazanych potrzeb odpowiednio przedstawimy Ci dostępne możliwości wsparcia ze środków unijnych.
Ze względu na to, że są to środki wsparcia publicznego Beneficjenci muszą być przygotowani na znaczny zakres obowiązków i wymagań.
Ubieganie się o dotacje to nie tylko napisanie wniosku, ale dołączenie także wszelkich wymaganych załączników, o których opowiemy później. W nowej perspektywie odchodzi się już raczej od biznesplanów, całość informacji odnośnie samego projektu wypełnia się bezpośrednio we wniosku. Jednak w niektórych przypadkach biznesplan jest wymagany. We wniosku wypełnia się informacje o projekcie, wskaźniki projektu, które będą wyznaczać mierzalność przedmiotu projektu, inwestycji, harmonogram realizacji projektu, budżet projektu, w którym wskazuje się zadania i kategorie kosztów w ramach zadań, potencjał do realizacji projektu (posiadane zasoby osobowe, techniczne), zgodność z zasadami horyzontalnymi oraz wymagane załączniki. Wnioski dla projektów badawczo-rozwojowych zwykle są obszerniejsze m.in. o plan prac B+R.
Oczywiście są to kluczowe wymagane informacje, które standardowo pojawiają się we wniosku do wypełnienia, ale tak jak wskazaliśmy wcześniej zakres wymaganych informacji jest każdorazowo uzależniony od typu programu i dotacji.
Jak wziąć się za napisanie wniosku?
Celem pisania wniosków unijnych jest pozyskanie dofinansowania. Aby taki wniosek napisać należy wziąć pod uwagę szereg dokumentów, z którymi należy się zapoznać, zapisów prawa w zakresie realizacji projektów unijnych, a także specyfikę każdego z programów w ramach, którego chce się złożyć wniosek.
Przede wszystkim do projektów unijnych i pisania wniosków unijnych należy podchodzić bardzo zachowawczo. Wyzwanie będzie stanowić na pewno odpowiednie zaplanowanie budżetu i harmonogramu realizacji zadań. Dotacje często nie są rozwiązaniem na sfinansowanie od tak sprzętu czy urządzeń. W projekcie należy uzasadnić przeważnie innowacyjność pomysłu, dlaczego taki projekt będzie ważny dla przedsiębiorstwa, jakie korzyści mu przyniesie, do czego się przyczyni. W projektach regionalnych przykładowo niekiedy należy wskazać uzasadnienie w ramach inteligentnych specjalizacji odpowiednich dla danego województwa – czy projekt jest zgodny ze wskazanymi w regulaminie specjalizacjami. W ramach budżetu należy zaplanować listę planowanych wydatków oraz plan sprzedaży określić czy projekt będzie przychodowy. Wniosek o dofinansowanie projektu wymaga dużej koncentracji na szczegółach i dużo pracy oraz znajomości przepisów w ramach realizowania projektów unijnych, np. w zakresie udzielania zamówień, stosowania pomocy publicznej, kwalifikowania wydatków, trwałości projektów, zasad promocji i oznakowania projektów unijnych itp. Napisanie wniosku unijnego wiąże się także z dokładnym przeanalizowaniem kryteriów wyboru projektów, ponieważ im więcej punktów zdobędzie projekt tym rosną szanse na uzyskanie dofinansowania.
Pisząc wniosek o dofinansowanie projektu należy być wiarygodnym względem jego przebiegu i realnym w stosunku do pożądanych wyników. Instrukcja wypełniania wniosku unijnego szczegółowo określa co w danej rubryce jest wymagane do wskazania, dobrze jest podążać za jej zapisami. Oczywiście mogą pojawić się wątpliwości wymagające bardziej wnikliwego wyjaśnienia, w tym wypadku pozostaje kontakt z Instytucją Pośredniczącą odpowiednią dla wybranej dotacji.
Należy mieć na uwadze także, że taki wniosek wraz z załącznikami czyli całość złożonej dokumentacji aplikacyjnej przechodzi przez dokładną kontrolę. Dobrą informacją jest fakt, że wnioskodawca ma możliwość wprowadzenia poprawek jeżeli weryfikujący wykryją jakąś nieścisłość. Jednak jest na to ograniczona ilość czasu, poprawki najlepiej wprowadzić niezwłocznie. Pamiętać należy też o tym, że ubieganie się o dotację ma swoje konsekwencje, np. przy nieodpowiednim udzielaniu zamówienia, nagłym przerwaniu projektu czy przez realizację projektu niezgodnie z zapisami wniosku – takie sytuacje narażają Cię na nałożenie korekt finansowych i zwrot dofinansowania wraz z odsetkami. Co za tym idzie, jeżeli źle zaplanujesz projekt możesz na tym wyjść na minus. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie i załączników, wraz z kontrolą nad projektem i rozliczaniem projektu najlepiej powierzyć więc specjalistom. Dzięki umiejętnemu pisaniu wniosków unijnych możliwe jest realne, uzyskanie najbardziej pożądanych, satysfakcjonujących korzyści i rezultatów, przy tym rozwijając firmę o kolejne doświadczenia.
Dotacje unijne – wymagane załączniki do wniosków
Przejdźmy teraz przez wcześniej wspomniane załączniki do wniosku o dofinansowanie znajdujące się w dokumentacji aplikacyjnej. Poniżej wskazaliśmy załączniki, które najczęściej pojawiają się przy składaniu wniosków unijnych. Nie jest to oczywiście lista zamknięta.
Agenda Badawcza
W projektach ukierunkowanych na zakup infrastruktury badawczej i utworzenie lub rozbudowę centrum badawczo-rozwojowego spotkasz się na pewno z takim załącznikiem jak agenda badawcza, która powinna zawierać opis badań przemysłowych i prac rozwojowych planowanych do przeprowadzenia na zakupionym sprzęcie. Dokument ten będzie określał plan i metody prowadzenia prac B+R, cele badań, rezultaty projektu oraz harmonogram realizacji. W Ścieżce SMART w przypadku modułu Infrastruktura B+R agenda nie stanowi odrębnego załącznika, plan prac na sfinansowanej przy udziale dotacji infrastrukturze przedstawia się bezpośrednio we wniosku o dofinansowanie.
Mapa drogowa
Ubiegając się o dofinansowanie projektu z zakresu cyfryzacji lub automatyzacji niezbędnym załącznikiem w nowej perspektywie będzie mapa drogowa transformacji. Przygotowanie takiej mapy drogowej obejmować będzie wskazanie informacji odnośnie obecnej działalności przedsiębiorstwa, opisu i uzasadnienia wyboru metodologii przeprowadzenia audytu technologicznego i oceny dojrzałości cyfrowej przedsiębiorstwa, charakterystyki procesów biznesowych, analizy konkurencji, procesów produkcyjnych, modelu biznesowego, kompetencji, kondycji finansowej, barier rozwoju przedsiębiorstwa oraz wskazanie planu transformacji przedsiębiorstwa, wskazanie kierunków rozwoju, wizji użycia technologii, efektywnego użycia zasobów przedsiębiorstwa, analizy i rekomendacji dostępnych rozwiązań, harmonogramu realizacji inwestycji czy wskazanie planowanych kosztów.
Biznesplan
Określa koncepcję na planowaną inwestycję. Jest uzasadnieniem realizacji przedmiotu projektu, tym w jaki sposób dany pomysł jest adekwatny i przyczyni się do rozwoju przedsiębiorstwa. Przygotowanie biznesplanu obejmować będzie m.in. wskazanie koncepcji projektu – profilu i planowanego zakresu, działalności dotychczasowej i otoczenia firmy tj. konkurencji, oferty, zbadania rynku w tym określenia grup docelowych, form wprowadzenia przedmiotu projektu na rynek, opłacalności projektu, planowanej wielkości sprzedaży względem, kosztów czy planowanych działań marketingowych.
Analiza finansowa
Model finansowy zawiera niezbędne składniki prognozy finansowej projektu. W takiej analizie finansowej zawiera się dane firmy, założenia, dane ze sprawozdań finansowych, prognozowane przychody, koszty operacyjne, środki trwałe, rozliczenie dotacji, kapitał pracujący, finansowanie i ocenę kondycji finansowej.
Sprawozdanie finansowe (Bilans – zestawienie aktywów i pasywów firmy, Rachunek zysków i strat)
Obejmuje kluczowe dane finansowe firmy. Przy ubieganiu się o dotację standardowo wymagane jest przedstawienie dokumentów finansowanych za okres 3 lat przed rokiem złożenia wniosku oraz za bieżący okres roku kalendarzowego, tj. ostatni zamknięty kwartał.
Promesa kredytowa
Jest to dokument wystawiony przez bank potwierdzający pozytywną ocenę zdolności kredytowej wnioskodawcy i zobowiązanie banku do udzielenia kredytu na wnioskowaną kwotę.
Pomoc w odpowiednim wyborze i pozyskaniu dotacji współfinansowanych z Unii Europejskiej
Jak widać, dotacje unijne to nie lada wyzwanie, wymagające od ubiegającego się wysokiego zaangażowania i wiedzy specjalistycznej. W jaki sposób w takim razie skutecznie pozyskać dotację? Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z profesjonalnych usług firm, specjalizujących się w pozyskiwaniu dotacji – m.in firmy Sekwencja Sp. z o.o. Firma ta od lat specjalizuje się w szeroko rozumianym konsultingu biznesowym, świadcząc usługi pozyskania dotacji unijnych oraz ich rozliczania/ewaluacji. Jej specjaliści pomogą Twojej firmie przygotować i złożyć wniosek wraz z kompletem załączników i otrzymać dotację, przy tym początkowo wskazując dostępne możliwości dofinansowania i dobierając je według zidentyfikowanych potrzeb. Jeśli jesteś zainteresowany kompleksowym pozyskaniem dotacji unijnych to więcej informacji znajdziesz na stronie: https://www.sekwencja.eu/.
