Jeśli prowadzisz firmę i przechowujesz dane użytkowników, to na Tobie ciąży obowiązek utylizacji dokumentów w prawidłowy sposób. Nie jest to tylko i wyłącznie Twoja dobra wola, a prawny wymóg, za którego nieprzestrzeganie wystawiane są dotkliwe kary finansowe. Jak więc przygotować się w odpowiedni sposób do utylizacji faktur i innych dokumentów w miejscu pracy?
Dlaczego wymagane jest niszczenie dokumentów?
Aby firma mogła pełnić usługi dla klienta często potrzebuje jego danych wrażliwych i osobowych, które objęte są ochroną przez RODO. W momencie kiedy nie są one już potrzebne, to dalej mogą zostać wykorzystane w złej wierze w momencie gdyby wpadły w niepowołane ręce. Dzięki tym informacjom złodzieje są w stanie wyrządzić wiele szkód, na przykład wziąć kredyty i pożyczki w imieniu klienta, któremu skradziono dane. Za tego typu wycieki odpowiada firma, więc jak się przed tym uchronić?
Niszczenie dokumentów musi spełniać jeden określony cel – dane powinny być niemożliwe do odzyskania.
Co wchodzi w cenę podczas niszczenia dokumentów?
Jeśli chcemy mieć pewność, że cały proces odbędzie się bezpiecznie i zgodnie z prawem, to warto zaufać firmom, które na co dzień zajmują się niszczeniem faktur i dokumentów z danymi klientów.
Decydując się na zlecenie tej czynności innej firmie warto zwrócić uwagę na kilka kwestii:
- czy dana firma proponuje gwarantuje transport dokumentów z siedziby do siedziby?
- czy otrzymamy nagranie z procesu niszczenia dokumentów?
- czy firma spełnia normy wymagane do masowego niszczenia dokumentacji?
Jeśli zdecydujemy się na samodzielne dostarczenie materiałów do miejsca w którym będą niszczone, to cena będzie niższa, jednak w przypadku wykupienia usługi transportu, to na firmie przyjmującej zlecenie spoczywa odpowiedzialność za bezpieczeństwo na trasie.
Nie bójmy się także pytać o dodatkowe zabezpieczenia, takie jak monitoring w zakładzie pracy lub monitorowanie trasy samochodów z pomocą systemu GPS. Od tego wszystkiego zależy bezpieczeństwo danych klientów waszej firmy!
Cena i bezpieczeństwo danych
Wiele firm przeprowadza wyceny indywidualne, zależne od ilości dokumentów, odległości do klienta, czy dodatkowych usług. W każdej firmie powinien być dział odpowiedzialny za odpowiednie niszczenie dokumentów Warszawa, tak jak i wiele dużych miast ma na swoim terenie duży wybór kontrahentów, jednak na tle konkurencji wyróżnia się HSM Recykling. Warszawa staje się coraz bardziej zielonym miastem i odpowiednie zarządzanie surowcami wchodzi także do świata korporacji.
Aby dowiedzieć się więcej o tym jak zabezpieczyć swoje dane i zadbać o komfort swoich klientów odwiedź https://hsm-recycling.pl/pl/szyfrowanie-danych-kryptografia/.
