Wraz ze wzrostem zainteresowania koncepcją elektronicznego obiegu dokumentów, rośnie zapotrzebowanie firm na nowoczesne oprogramowanie, które będzie realizowało jego założenia w praktyce. Aktualnie na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest sporo systemów zarządzania dokumentami (DMS), które różnią się między sobą zarówno pod względem obsługi, jak i oferowanych możliwości. Jakie funkcje powinien posiadać nowoczesny system obiegu dokumentów, aby warto było w niego zainwestować?
System zarządzania dokumentami i jego podstawowa funkcjonalność
System zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS) to nowoczesne oprogramowanie informatyczne, którego podstawową rolą jest umożliwienie sprawnej i wydajnej pracy dokumentacją firmową przechowywaną w postaci cyfrowej. Jest to kluczowe narzędzie przeznaczone do zarządzania dokumentacją biznesową, pozwalające na digitalizowanie, automatyzowanie oraz optymalizowanie codziennych zadań związanych z firmowymi dokumentami oraz usprawnienie realizacji wszystkich związanych z tym zadań i procedur.
Wysokiej klasy systemy DMS aktualnie dostępne na rynku to funkcjonalne, wysoko elastyczne i skalowalne rozwiązania, których sposób działania może zostać idealnie dostosowany do potrzeb poszczególnych pionów biznesowych oraz wymagań wynikających ze specyfiki danego procesu lub scenariusza biznesowego. Pomimo swojej rozbudowanej na pierwszy rzut oka funkcjonalności, systemy DMS są narzędziami bardzo prostymi i intuicyjnymi w obsłudze, mogącymi obsługiwać nawet masowe ilości dokumentacji. Zapewniają najwyższy poziom ochrony danych, pełną audytowalność oraz pozwalają na sprawowanie bieżącej kontroli nad zmianami i modyfikacjami wprowadzanymi przez użytkowników. Są również narzędziami informatycznymi, które mogą zostać w prosty sposób zintegrowane z innymi systemami do tej pory wspierającymi funkcjonowanie firmy.
Dodatkowe możliwości oferowane przez nowoczesne i innowacyjne systemy klasy DMS
Wysokiej klasy systemy DMS oferują dostęp do wielu przydatnych funkcji i technologii. Należą do nich m. in. automatyczna rejestracja i generowanie dokumentów, raportowanie, autodokumentacja, dodawanie załączników i instrukcji obsługi, podgląd historii zmian w dokumentach, inteligentne rozpoznawanie treści (OCR), generowanie kodów kreskowych, podpis cyfrowy i wielu innych. Można śmiało powiedzieć, że taki system zarządzania dokumentami jest oprogramowaniem pozwalającym na zebranie w jednym, wysokofunkcjonalnym rozwiązaniu wszystkiego, co niezbędne do kompletnego oraz skutecznego zarządzania firmową dokumentacją.
Wśród oprogramowania dedykowanego zarządzaniu dokumentacją na szczególne zainteresowanie wymagających użytkowników biznesowych zasługują innowacyjne platformy low-code, które oferują nie tylko kluczowe funkcje systemu DMS, lecz pozwalają dodatkowo na przeprowadzenie kompleksowej digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych oraz tworzenie idealnie skrojonych na miarę każdego przedsiębiorstwa aplikacji obsługujących dowolny scenariusz biznesowy – wszystko to bez kodowania lub z jego minimalnym użyciem tam, gdzie jest to koniecznie ze względów ekonomicznych lub informatycznych.
