Przygotowanie przemyślanego planu urlopów na nadchodzący rok pozwala uniknąć sytuacji, w której w biurze zabrakłoby niezbędnej liczby pracowników lub byliby oni niezadowoleni z przydzielonych dni wolnych. Z tego powodu planowanie urlopów warto rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym, najlepiej na początku roku. Warto jednak wspomnieć, że w przypadku średnich i większych firm cały proces nie należy do łatwych zadań – szczególnie podczas ustalania dni wolnych w okolicach długich weekendów lub wakacji. Dlatego w poniższym artykule przedstawiamy kilka praktycznych porad, które ułatwiają przemyślane przydzielenie dni urlopowych bez konieczności poświęcania większej ilości czasu.
Dlaczego urlopy należy planować z większym wyprzedzeniem?
Większość przedsiębiorców przystępuje do ułożenia planu urlopów niedługo po nowym roku. Dzięki temu można uwzględnić wszystkie wnioski o dni wolne przed majówką czy wakacjami, czyli przed czasem, w którym pojawia się najwięcej zapytań o urlop. Wówczas warto ustalić datę, do której pracownicy powinni zgłosić swoje wnioski urlopowe – w efekcie podczas tworzenia harmonogramu pracodawcy mogą wziąć pod uwagę wszystkie prośby i w zależności od możliwości uwzględnić je w przyszłych grafikach. Tego typu rozwiązanie pozwala również na zachowanie większego porządku we wszystkich wnioskach lub na przeprowadzenie ewentualnych rozmów z pracownikami, gdyby zgłoszone dni urlopowe zbyt często się ze sobą pokrywały. Co więcej, wybierając termin składania wniosków, powinniśmy zapewnić pracownikom możliwość swobodnego skonsultowania się z rodziną lub innymi bliskimi osobami.
Oprócz zadbania o ustalenie konkretnych terminów warto także zwrócić uwagę na formę składanych wniosków. W przypadku średnich lub większych przedsiębiorstw otrzymanie wszystkich dokumentów w formie pisemnej wiąże się z dłuższym czasem ich segregacji i spisania każdej prośby. Ponadto papierowy sposób składania wniosków zwiększa ryzyko pomyłek, co może skutkować pogorszeniem nastrojów w firmie lub z brakami kadrowymi w okresie wakacyjnym. Z tego powodu przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na elektroniczne wnioski i na wykupienie profesjonalnych programów, które ułatwiają ich segregację oraz możliwość sprawnego wprowadzenia do kalendarza. Jednym z takich programów jest Grafik Optymalny, który dodatkowo pozwala na sprawdzenie, czy plan urlopów jest zgodny z Kodeksem pracy i czy każdego dnia w firmie pojawią się niezbędni pracownicy.
Jak zaplanować urlopy pracowników w najbardziej obleganych okresach?
Planując urlopy w przedsiębiorstwach, można łatwo zauważyć, że niektóre okresy w ciągu roku są dużo bardziej oblegane niż pozostałe dni. Szczególną popularnością wśród pracowników cieszą się wspomniane wcześniej długie weekendy, które pozwalają na wakacyjny wyjazd bez konieczności wykorzystywania kilku dni urlopowych. Z tego powodu w przypadku zbyt wielu próśb o wolne w tym samym czasie warto uzgodnić z pracownikami, że każdy dostanie urlop w jednym wybranym okresie – na przykład kilka osób skorzysta z długiego weekendu na początku wiosny, a pozostałe w lecie czy na jesień. Dzięki temu unikniemy potencjalnych konfliktów czy poczucia niesprawiedliwego traktowania. W tym przypadku również warto skorzystać ze specjalnie opracowanych programów, które pomogą sprawdzić poszczególne daty i urlopy w kalendarzu.
