Przez Twoje ręce każdego dnia przechodzą dziesiątki dokumentów, które musisz zatwierdzić? Pracujesz w firmie, która codziennie podpisuje wiele umów z klientami? Masz dosyć tego, jak długo trwa sam proces zawarcia umowy i szukasz rozwiązania jak go skrócić? Jeśli choć na jedno z powyższych odpowiedziałeś twierdząco to elektroniczny podpis i związana z nim tematyka mogą cię zainteresować.
Czym jest elektroniczny podpis?
To niezwykle popularna w ostatnich latach forma podpisu, która ma postać cyfrową. Jego zadaniem (tak jak i jego fizycznej, tradycyjnej postaci) jest potwierdzenie autentyczności dokumentu, na którym został złożony, a także i jego właściciela. Ważne jest, żeby elektroniczny podpis był unikalny, nierozerwalnie łączył się z pismem, a także żeby pozwalał na weryfikację jego oryginalności. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż jest on obecnie zatwierdzony w przeważającej części publicznych systemów administracyjnych.
Elektroniczny podpis w różnych branżach
W dzisiejszych czasach jest wykorzystywany w wielu obszarach zawodowych ze względu na szerokie spektrum możliwości, które oferuje. Jednym z nich jest HR, który elektroniczny podpis stosuje głównie do zawierania umów o pracę. Dzięki złożeniu podpisu w formie cyfrowej przez obie strony plik od razu trafia do e-archiwum, w którym w przyszłości łatwo będzie go odnaleźć. Taką formę potwierdzania autentyczności dokumentów chętnie stosują także handlowcy, dla których zawieranie umów z klientami to codzienność. Poza tym, że dużym plusem (podobnie jak w branży zarządzania zasobami ludzkimi) jest automatyczne zapisywanie podpisanych dokumentów w archiwum, to taka digitalowa forma plików jest także bardzo komfortowa dla sprzedawców, którzy nie muszą w ten sposób wozić ze sobą ton wydrukowanych pism i kontraktów. Eliminujemy w ten sposób ryzyko zniszczenia czy zagubienia dokumentacji, ponieważ wszystko, czego potrzebują handlowcy znajduje się w systemie.
Używanie elektronicznego podpisu jest również bardzo pomocne dla osób pracujących w obsłudze klienta. Ten rodzaj pracy ogranicza się najczęściej do kontaktu telefonicznego, przez co zawarcie umowy w krótkim czasie jest praktycznie niemożliwe. Zwykle pracownik musi przesłać taki dokument pocztą, klient po odebraniu go podpisać i odesłać ponownie do firmy, co zwykle trwa co najmniej kilka dni. Obecnie wiele przedsiębiorstw zajmujących się obsługą klienta chętnie korzysta z elektronicznego podpisu, który pozwala na przesłanie pliku z umową do klienta w kilka sekund. Następnie składa on swój podpis w cyfrowej formie i gotowe! Znika tutaj ryzyko zgubienia umowy przez pocztę czy problem z koniecznością bycia w domu w określonym czasie, tak, żeby zastał klienta kurier.
Zakres korzyści, jakie niesie za sobą elektroniczny podpis sprawiają, że jest on obecnie stosowany w wielu branżach, które do niedawna miały problem z dostosowaniem się do potrzeb współczesnych klientów i pójściem z duchem czasu. Stosunkowo niewielka zmiana, jaką jest wdrożenie takiej formy podpisu, przyczyniła się do tego, że w dzisiejszych czasach o wiele łatwiej doprowadzić większość spraw (np. urzędowych) do końca. Często nawet bez wychodzenia z domu.
