Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce zacznie obowiązywać system e-Doręczeń, stanowiący elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek poleconych z potwierdzeniem odbioru. Wprowadzenie tej usługi ma na celu unowocześnienie procesów korespondencji urzędowej, ułatwiając życie obywatelom i instytucjom. Pojawia się jednak pytanie, czy nowy system e-Doręczeń całkowicie zastąpi ePUAP – Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej.
Czy usługa e doręczeń zastąpi ePUAP?
System e-Doręczeń wprowadza publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która docelowo może zastąpić dotychczasowe rozwiązania, takie jak ePUAP. Organy władzy publicznej oraz inne podmioty, takie jak państwowe lub samorządowe osoby prawne, a także tworzone przez nie jednostki organizacyjne, będą korzystać z e-Doręczeń zgodnie z harmonogramem wdrażania. Dzięki temu systemowi komunikacja pomiędzy administracją a obywatelami stanie się bardziej efektywna i zgodna z nowoczesnymi standardami.
Rola ePUAP w systemie administracji publicznej
Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP) przez lata umożliwiała obywatelom i instytucjom wysyłanie i odbieranie korespondencji urzędowej w formie elektronicznej. Usługa ta pozwalała na korzystanie z licznych funkcjonalności, takich jak:
- składanie wniosków online,
- obsługa korespondencji z urzędami,
- korzystanie z profilu zaufanego w celu potwierdzenia tożsamości.
Pomimo swojej funkcjonalności, ePUAP był często krytykowany za skomplikowany interfejs oraz ograniczone możliwości w porównaniu do nowoczesnych systemów elektronicznych. Dlatego wprowadzenie systemu e-Doręczeń może być odpowiedzią na te wyzwania.
Czym są e-Doręczenia? Rejestrowane doręczenia elektroniczne
System e-Doręczeń to usługa, która pozwala na wysyłanie i odbieranie korespondencji urzędowej w formie elektronicznej, zapewniając jednocześnie potwierdzenie odbioru. W praktyce jest to zaawansowane narzędzie umożliwiające komunikację między podmiotami publicznymi a obywatelami lub przedsiębiorcami. Adres do e-Doręczeń stanowi podstawę działania systemu, który funkcjonuje na platformach takich jak edoreczenia.gov.pl czy mObywatel.gov.pl.
Główne cechy e-Doręczeń to:
- identyfikacja nadawcy i odbiorcy,
- niezafałszowane przesyłanie danych,
- możliwość szybkiego potwierdzenia odbioru korespondencji,
- bezpieczeństwo danych dzięki zaawansowanemu szyfrowaniu.
Przewaga skrzynki e-Doręczeń nad ePUAP
System e-Doręczeń został zaprojektowany jako bardziej nowoczesne i intuicyjne narzędzie niż ePUAP. Kluczowe przewagi to:
- Centralna baza adresów elektronicznych (BAE) – Publiczna baza adresów elektronicznych zarządzana przez Ministerstwo Cyfryzacji pozwala na szybkie odnalezienie adresu do e-Doręczeń konkretnego podmiotu.
- Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) – Zapewnia ona wiarygodne dowody nadania i odbioru korespondencji, co jest szczególnie ważne w sprawach urzędowych.
- Publiczna usługa hybrydowa (PUH) – Integracja form papierowej i elektronicznej pozwala na obsługę podmiotów, które nie są jeszcze gotowe na całkowitą cyfryzację.
- Bezpieczeństwo i zgodność z wymogami europejskimi – System e-Doręczeń jest dostosowany do regulacji unijnych, co zapewnia wysoki poziom ochrony danych.
Harmonogram wdrożenia e-Doręczeń
Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, system e-Doręczeń zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Podmioty publiczne, takie jak jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, będą zobowiązane do korzystania z tej usługi. Dla jednostek samorządu terytorialnego okres przejściowy potrwa do końca 2025 roku.
Docelowo, do 1 stycznia 2026 roku, e-Doręczenia mają całkowicie zastąpić korespondencję papierową oraz pozostałe usługi ePUAP. Wyjątkiem są niektóre jednostki organizacyjne, takie jak sądy czy prokuratury, dla których wprowadzenie publicznej usługi hybrydowej zaplanowano na 1 października 2029 roku.
Czy e-Doręczenia całkowicie zastąpią ePUAP?
Wprowadzenie e-Doręczeń oznacza znaczące zmiany w funkcjonowaniu Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. Docelowo system ePUAP będzie stopniowo wycofywany, a jego funkcjonalności zostaną zintegrowane z systemem e-Doręczeń. Ważne jednak, żeby podkreślić, że przez okres przejściowy do końca 2025 roku oba systemy będą funkcjonowały równocześnie.
Czy wszystkie urzędy będą wysyłać swoje pisma i dokumenty na utworzony adres e-Doręczeń?
Zgodnie z przepisami, organy władzy publicznej, organy kontroli państwowej, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe oraz związki i związki metropolitalne będą miały obowiązek korzystania z e-doręczeń w celu wykonywania zadań publicznych. Każdy adresat posiadający skrzynkę do e-doręczeń będzie otrzymywał pisma i dokumenty w tej formie, co zapewni większe bezpieczeństwo i usprawni przetwarzanie moich danych osobowych w administracji. Obowiązek ten obejmie także zawody zaufania publicznego oraz podmioty działające na podstawie odrębnych ustaw.
Korzyści dla obywateli i instytucji
Dzięki wdrożeniu systemu e-Doręczeń obywatele będą mogli:
- wysyłać i odbierać korespondencję urzędową bez wychodzenia z domu,
- korzystać z adresu e-mail do przesyłania powiadomień o nowej korespondencji,
- oszczędzać czas i pieniądze na obsługę korespondencji papierowej.
Instytucje publiczne natomiast zyskają możliwość:
- efektywniejszego zarządzania dokumentacją dzięki Elektronicznemu Zarządzaniu Dokumentacją (EZD),
- zmniejszenia kosztów przesyłek pocztowych,
- zgodności z regulacjami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Chcesz uruchomić e-doręczenia w swojej firmie? Skorzystaj z naszej oferty
Jeśli potrzebujesz profesjonalnej skrzynki do e-doręczeń, warto skorzystać z oferty eSIGN. Firma ta oferuje nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia bezpieczne i zgodne z przepisami prawa przesyłanie oraz odbieranie dokumentów w formie elektronicznej. Usługa skrzynki do e-doręczeń od eSIGN to nie tylko wygoda, ale również gwarancja spełnienia wymogów formalnych, dzięki czemu idealnie sprawdzi się zarówno w firmach, jak i w instytucjach publicznych. Więcej informacji znajdziesz na stronie – https://esign.pl/produkt/skrzynka-do-e-doreczen-doreczen-elektronicznych/.
Czy e-Doręczenia zastąpią ePUAP? Podsumowanie
System e-Doręczeń to przełom w sposobie realizacji zadań publicznych w Polsce. Jego wprowadzenie umożliwi nie tylko usprawnienie komunikacji między obywatelami a instytucjami publicznymi, ale również obniżenie kosztów i zwiększenie bezpieczeństwa korespondencji. Chociaż ePUAP nadal będzie funkcjonował w okresie przejściowym, jego rola będzie sukcesywnie maleć, a funkcjonalności zostaną zastąpione przez nowoczesny system e-Doręczeń.
Od 1 stycznia 2025 roku każdy obywatel będzie mógł skorzystać z adresu do doręczeń elektronicznych, co uczyni komunikację z urzędami bardziej przystępną i komfortową. Warto już dziś zapoznać się z zasadami działania tego systemu i przygotować się do nadchodzących zmian.
